La regola d'oro dell'email: non inviare ad altri ciò che troveresti tu stesso sgradevole ricevere.

• Non usare l'e-mail per alcun proposito illegale o non etico.
• Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
• Includere sempre l'argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
• Rispondere sempre alle email, se non altro per dare la conferma al mittente di presa visione.
• Cercare di rispondere alle email mantenendo sempre lo stesso argomento (topic) per conservare una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti (storico discussione (thread)), "agganciandoli" uno dopo l'altro, evitando possibilmente di spedire un nuovo messaggio per un argomento già in corso di discussione.
• Seguire le regole di citazione per scrivere la risposta a una email.
• Firmare sempre col proprio nome alla fine del messaggio, a meno che la Firma non sia già inclusa nell'oggetto.
• Mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, cancellando dal testo l'eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una email quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc (o Ccn) se si deve inviare lo stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro.
• Fare molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del proprio messaggio.
• Non insultare e non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo (esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato, e dunque denotano nervosismo o cattiveria).
• Riflettere bene su come il destinatario possa reagire al proprio messaggio: valutare se può essere realmente interessato al contenuto e utilizzare eventualmente le emoticon per indicare il tono della conversazione, in particolare se scrivono battute (se è diverso da quello che potrebbe far pensare la semplice lettura del testo).
• La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande: in genere la sua dimensione dovrebbe rimanere al di sotto di 50-100 kB (al posto di contenuti di grandi dimensioni - immagini, documenti, ... - si possono inserire nel testo del messaggio dei link a tali risorse reperibili in altro modo, per esempio via FTP o HTTP; comunque allegati indicativamente non superiori a 6 Mega, in formati diffusi e aperti come .pdf o .jpeg per le immagini, già settati per la stampa, ed eventualmente compressi con programmi nativi del sistema operativo).
• Non inviare messaggi privati da postazioni dalle quali possono essere letti da altri o se lo si fa ricordarsi di eliminare le tracce.
• Citare il testo a cui si risponde il più brevemente possibile, ma in modo che risulti comunque chiaro ciò a cui si riferisce nella risposta.
• Non richiedere indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, la ricevuta di ritorno da parte del destinatario.
• Non allegare file di dimensioni eccessive senza aver prima contattato il destinatario.
• Non allegare file con nomi eccessivamente lunghi o che contengono caratteri particolari come quelli di punteggiatura.
• Non impostare indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, il flag di importante e/o urgente (è come gridare al lupo al lupo inutilmente): con il passare del tempo chi riceverà le tue e-mail ignorerà il flag.
• Scrivere in modo semplice e diretto, con periodi brevi. Andare a capo spesso perché gli spazi bianchi delle interlinee aiutano la lettura. Fare una lista per punti se ci sono molte cose da dire: il testo così si leggerà facilmente anche su uno smart phone.
• Salvare il proprio messaggio in bozza quando quest'ultimo viene scritto di getto. Rileggilo il giorno dopo: sicuramente cambierai opinione su quello che hai scritto.
• Leggere il proprio messaggio almeno tre volte prima di inviarlo.